6 consejos de expertos para la gestión del efectivo en el comercio electrónico

Una pregunta que recibe mucho el asesor y experto en comercio electrónico Paul Waddy es: "¿Cuánto efectivo necesito en mi negocio?". Suele ir seguida de cerca por: "¿Cuánto inventario necesito?". La respuesta a ambas reside en lograr un equilibrio saludable a través de una buena gestión del efectivo.

"Tu dinero siempre está ligado a tu producto, así que necesitas ese apalancamiento operativo", dice.

Waddy tiene más de 12 años de experiencia en comercio electrónico. Fue clasificado como el número 2 en la lista de Inside Retail de las 50 personas más importantes del comercio electrónico, y es un experimentado asesor de algunas de las marcas de comercio electrónico más conocidas de Australia.

Hablamos con Waddy sobre sus principales consejos de gestión de tesorería para mantener su negocio sano y orientado al crecimiento. Una sólida estrategia de gestión de tesorería hará que tu negocio sea más resistente y te permitirá sacar dinero de tu empresa con tranquilidad.

1. Mantener 12 semanas de inventario para satisfacer la demanda

Las empresas de comercio electrónico deben mantener un inventario suficiente para cubrir los plazos de fabricación y satisfacer la demanda hasta que llegue el siguiente lote de existencias. Y lo que es más importante, deben tener suficientes existencias para tener en cuenta las fluctuaciones de las ventas, de modo que no se queden sin efectivo si la demanda aumenta antes de que llegue un nuevo lote.

Si nos fijamos en las empresas que importan sus productos, normalmente hay que prever 8 semanas de plazo de fabricación, más otras 4 semanas para el envío. Este problema de la cadena de suministro es uno de los mayores retos de la gestión del inventario a los que se enfrentan los fundadores del comercio electrónico. La recomendación de Waddy es mantener al menos 12 semanas de inventario a mano, y posiblemente hasta 16 semanas, para estar seguro.

"Lo que deberíamos hacer es tener suficiente inventario para decir: 'Quiero tener un mes de datos de ventas de esto', y luego puedo ir y reemplazar mi pedido, de modo que justo cuando estoy vendiendo, el inventario está llegando", dice Waddy.

Para evaluar su inventario, Waddy también recomienda comprobar la cobertura de la semana o del mes en función de sus datos de ventas.

Cómo seguir: "Yo animaría a cualquiera a comprobar su cobertura del mes, es decir, cuántas existencias tengo a mano ahora mismo a nivel de ventas", dice. "Si estoy haciendo un millón de dólares en ventas y tengo 3 millones de existencias a mano, tengo 3 meses de cobertura".

Con esos datos, podrá determinar la rapidez con la que se agotarán las existencias y cuándo tendrá que hacer un nuevo pedido. Eso también le ayudará a entender cuándo corre el riesgo de tener demasiado inventario mientras llega su próximo pedido. No querrás tener demasiado dinero inmovilizado en el inventario. Haz números y, si te acercas a fin de mes y tienes demasiadas existencias, es hora de hacer una venta.

2. Mantenga 10 semanas de efectivo a mano para mantenerse resistente

Aunque encontrar y mantener los niveles de inventario adecuados es importante, no puede ser su único objetivo. También necesita tener dinero en el banco para adquirir nuevos clientes y hacer avanzar su negocio a largo plazo. Además, necesita tener dinero en efectivo para soportar esos períodos difíciles en los que algo va mal. Mantener al menos 10 semanas de efectivo en el banco le proporciona un colchón para capear las tormentas y operar con cierto margen de maniobra.

"Necesitas tener dinero en tu cuenta bancaria para poder contratar a gente nueva, pagar salarios, hacer marketing y todas esas cosas que se necesitan a medida que creces", dice Waddy.

En los últimos años también hemos visto muchos factores que han afectado a los minoristas y a sus márgenes de beneficio, ya sea el cierre por pandemia, los retrasos en los envíos o la inflación. La mejor manera de protegerse contra los factores que escapan a su control es dejarse un margen de seguridad para que su negocio pueda mantenerse incluso si las ventas o los ingresos sufren un fuerte golpe.

Waddy señala la pandemia como un ejemplo en el que muchas empresas quedaron expuestas porque no tenían suficiente efectivo a mano para sobrevivir a las condiciones turbulentas.

"Vimos el cuadro de honor de las empresas que quebraron durante el COVID. ¿Por qué? Porque se quedaron sin dinero", dice. "La muerte de esas empresas empezó mucho antes de COVID. Algunas de esas empresas quebraron en cuestión de semanas. No tenían ni siquiera dos semanas de liquidez. Otras salieron adelante porque tenían el dinero en efectivo, y salieron del otro lado más fuertes que nunca."

Cómo seguir: Planifica para un día lluvioso y mantén el efectivo incluso cuando estés creciendo. Para saber cuánto necesitas, Waddy recomienda sumar sólo los gastos fijos de 10 semanas: salarios del personal, alquiler y servicios públicos, por ejemplo. Esa es la cifra a la que debes aspirar. De lo contrario, podría ser demasiado tarde para acceder a la financiación de los proveedores de fondos una vez que realmente la necesites, porque es más probable que te vean como un riesgo.

3. Busque irregularidades en sus márgenes brutos

Las caídas y los picos extremos en la cuenta de pérdidas y ganancias de un mes a otro podrían ser un signo de un error de contabilidad, y querrás solucionarlo.

Cualquier minorista puede cometer este error, no sólo las empresas de nueva creación, por lo que es algo que todo fundador de un comercio electrónico debería tener en cuenta. Las empresas que no ofrecen grandes descuentos y tienen márgenes consistentemente fuertes de alrededor del 70% deberían ver un crecimiento constante en sus estados de pérdidas y ganancias. Si hay consistencia en sus márgenes brutos, usted sabe que probablemente hay un error.

"Ves que tus beneficios brutos en tu cuenta de resultados suben, bajan, suben, bajan, en meses en los que sabes que has tenido un buen mes", explica Waddy. "Si de repente caes en territorio de pérdidas y te rascas la cabeza, confía en tu instinto. Tu contable está introduciendo las compras de forma incorrecta".

Cómo seguirlo: "En la práctica, abre tu archivo de Xero ahora mismo y ve a comprobar tu margen bruto", dice. "Si tu margen bruto fluctúa, tu COGS y tus compras se están introduciendo incorrectamente".

Hable con su contable o jefe de finanzas si observa esta tendencia para que pueda aclarar el error e introducir sus compras correctamente.