Cómo planificar el flujo de caja cuando tu negocio de eCommerce es estacional

Hubo una vez un emprendedor con una idea clara para un negocio especializado en regalos para un día muy concreto: El Día de la Madre. Tras unos años de éxito haciendo sonreír a las madres de todo el mundo, ese negocio crece hasta generar unos 2 millones de dólares de ingresos sólo en el mes de mayo. Pero durante el resto del año, cuando los compradores online centran su atención en otras festividades, el negocio es mucho más lento y es poco probable que los ingresos mensuales superen los 600.000 dólares.

Estas fluctuaciones en los ingresos son drásticas, pero no son únicas. Todos los minoristas de temporada experimentan cierto nivel de fluctuaciones de la demanda que impulsan los beneficios, que contrastan con unos beneficios comparativamente bajos fuera de la temporada alta. Puedes maximizar los beneficios en temporada alta y mitigar el estrés financiero de la temporada baja planificando tus flujos de caja para garantizar el éxito de tu negocio durante todo el año.

Previsión de ingresos

Las fluctuaciones estacionales de la demanda afectan drásticamente a sus necesidades de inventario y pueden dificultar el mantenimiento de flujos de caja estables durante las temporadas altas y bajas. Las predicciones de ventas inexactas pueden provocar problemas importantes, como un exceso de existencias que merme sus márgenes de beneficio. La previsión de ingresos le ayuda a mitigar estos problemas al ayudarle a estimar las ventas futuras, para que pueda satisfacer las fluctuaciones de la demanda. Y cuanto más precisa sea su previsión, más fácil será escalar su negocio para adaptarse a la estacionalidad.

Las fluctuaciones estacionales de la demanda afectan drásticamente a sus necesidades de inventario y pueden dificultar el mantenimiento de flujos de caja estables durante las temporadas altas y bajas

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Comience por recopilar los datos de ventas de los últimos dos o tres años de operaciones. Esto le permitirá conocer los patrones de venta que necesita para identificar las tendencias de venta que le ayudarán a predecir la demanda, como por ejemplo cuándo podrían empezar a repuntar las ventas y qué productos son los más populares. También puede realizar un análisis de escenarios para ver cómo afectarán a su negocio las distintas previsiones. Por ejemplo, si las ventas son drásticamente inferiores a las previstas, su capital quedará inmovilizado en activos ilíquidos hasta que pueda venderlos para obtener un beneficio.

Preparar un presupuesto

Tras la previsión, tendrá una buena idea de cuál será la demanda de ventas y qué productos necesita para satisfacerla. A continuación, puedes empezar a evaluar los costes de los productos para determinar el capital que necesita tu empresa para almacenar el inventario.

Empiece por evaluar el coste de comprar productos a un fabricante o proveedor y considere las condiciones de pago, como por ejemplo si tendrá que pagar el precio completo por adelantado. Mientras que algunos fabricantes pueden estar dispuestos a retrasar el pago para los grandes clientes, es poco probable que sea una opción si su negocio de comercio electrónico es pequeño o no tiene una asociación a largo plazo con su fabricante. Para comprar un producto, una empresa tendrá que pagar el precio completo del producto por adelantado o hacer un depósito y pagar el saldo restante en una fecha posterior.

Esto supone un problema financiero para las empresas de comercio electrónico: su capacidad para pagar el producto define el tamaño del pedido. Si la empresa no tiene acceso a la financiación, es posible que no pueda permitirse comprar suficiente producto para satisfacer la demanda prevista. Esto es especialmente cierto en el caso de las marcas en crecimiento, cuyas ventas futuras superarán a las operaciones actuales, lo que significa que no tendrán suficientes beneficios para comprar producto y perderán oportunidades de venta. Al fin y al cabo, no se puede dedicar todo el presupuesto al producto: también hay que tener en cuenta otros costes operativos.

Algunos de esos otros costes incluyen el nombre de dominio y la plataforma de alojamiento de su sitio web, la mano de obra y el almacenamiento de su inventario. También puede incluir en su presupuesto ahorros y fondos de reserva para disponer de una red de seguridad en caso de que surjan costes ocultos. Por ejemplo, si las ventas son más bajas de lo previsto, es posible que necesites capital para invertir en marketing durante la temporada baja.

Comprender los plazos de entrega y las condiciones de pago

El "plazo de entrega" es el periodo de tiempo que transcurre entre el momento en que se realiza un pedido a un proveedor y el momento en que se recibe el envío para su inventario. En términos sencillos, es el tiempo que tarda un proveedor en satisfacer su pedido, y tiene un gran impacto en su negocio. El plazo de entrega dicta cuándo tendrá que hacer un pedido para prepararse para la demanda estacional y cuándo necesitará tener los fondos para pagar.

Por ejemplo, una empresa de comercio electrónico especializada en suministros para el hogar y el jardín necesitará tener existencias de muebles de exterior para cuando los clientes empiecen a comprar esos artículos en primavera. La fabricación de este tipo de muebles lleva meses, lo que se traduce en un plazo de entrega de seis a ocho meses. Esto significa que la empresa tendría que hacer el pedido en agosto para tener productos en stock en febrero, cuando empezará a recibir sus primeros pedidos. Además, la marca debe estar preparada para pagar un depósito cuando haga el pedido, lo que significa que tendrá que explorar las opciones de financiación al menos un mes antes de hacer el pedido.

Los plazos de entrega pueden variar mucho según la empresa y el sector en el que opere. Mientras que los minoristas que venden muebles de jardín tienen plazos de entrega de meses, los vendedores de chocolates navideños solo tienen que esperar unas semanas para que un proveedor les haga el pedido.

Hablar con varios proveedores le ayudará a entender cuál es el plazo medio de entrega y qué tipo de crédito o condiciones de pago puede esperar. Estas conversaciones son también una oportunidad para negociar mejores condiciones. Por ejemplo, un proveedor puede estar dispuesto a ofrecer mejores opciones de pago si usted acepta pagar un precio ligeramente superior por los productos. Aunque el coste de las mercancías vendidas (COGS) es mayor, los pagos son más asequibles, lo que significa que no tendrá que pedir un préstamo o financiar tanto capital.