Previsión del flujo de caja del comercio electrónico: Un plan renovable de 13 semanas

¿Qué es la gestión de la tesorería?

En términos sencillos, la gestión del flujo de caja es el proceso de seguimiento, comprensión y optimización de la cantidad de dinero que entra y sale de su empresa durante un periodo de tiempo. El flujo de caja es positivo cuando entra más dinero del que sale, y negativo cuando hay más salidas que entradas.

¿Por qué necesita una previsión de tesorería?

Dominar la gestión de la tesorería es una gran ventaja para su empresa. Podrás planificar tu crecimiento, prever cualquier déficit y evitar los sobresaltos de los recortes de tesorería inesperados.

Casi todas las empresas elaboran por adelantado un "plan estratégico" que describe sus objetivos para el periodo siguiente. Vender X unidades. Mejorar los márgenes hasta Y. Lanzar en el país Z. Pero no son suficientes las empresas que cuentan con una previsión de tesorería detallada para guiar las operaciones diarias. Esto es un riesgo, porque como hemos dicho antes, es una combinación de economía unitaria rentable y gestión cuidadosa del flujo de caja lo que hace un buen negocio. Sus ambiciones de crecimiento pueden ser factibles, pero no si mientras tanto se queda sin liquidez.

Además de los planes anuales, hay que elaborar una previsión de tesorería a 13 semanas que recoja las entradas y salidas previstas en la cuenta bancaria de la empresa para el trimestre siguiente.

La pregunta a la que responde su plan estratégico es: ¿cómo debería ser nuestra situación de tesorería en un trimestre? La previsión de tesorería ofrece una visión a nivel micro: ¿a quién tenemos que pagar y cuándo? ¿A quién tenemos que pagar y cuándo? Se trata de una herramienta fundamental para la toma de decisiones, que permite controlar las entradas y salidas de efectivo de la empresa y debe actualizarse semanalmente a medida que surja nueva información.

Cómo elaborar una previsión de tesorería: 5 pasos para planificar su crecimiento

Sabe que necesita una previsión de tesorería, pero ¿cuál es la mejor manera de configurarla?

Después de hablar con miles de fundadores de eCommerce, sabemos que controlar la tesorería puede ser una tarea tediosa. Por eso hemos creado una plantilla gratuita de gestión de tesorería y una guía de 5 pasos para ayudarte.

1. Establezca su calendario

Para planificar y analizar su flujo de caja, debe anotar la cantidad de efectivo disponible al principio y al final de un periodo concreto. Nuestra plantilla incluye por defecto una previsión móvil de 13 semanas para ajustarse a los ciclos de información trimestrales, pero también deberías considerar la previsión anual que anticipa los picos y caídas estacionales.

2. Anote cualquier inyección de efectivo prevista

Anota las inyecciones de efectivo que esperas. Las formas más habituales son el efectivo obtenido a cambio de capital, la deuda contraída con proveedores de financiación externos o los ahorros personales que inviertas en la empresa.

3. Previsión de ingresos

Empezar con la perspectiva de todo el año. Casi todas las marcas de consumo experimentan cierto grado de estacionalidad. Estas fluctuaciones pueden ser drásticas en determinados productos, como los trajes de baño, los abrigos de invierno o los artículos para la vuelta al cole. Es importante tener en cuenta esta estacionalidad a la hora de gestionar la tesorería. Eche un vistazo a los datos de ventas de los últimos uno o dos años de operaciones. Busque patrones que le ayuden a predecir la demanda, como cuándo podría repuntar el volumen y qué productos son los más populares. Utilízalos para orientar tus previsiones, pero asegúrate también de tener en cuenta tus ambiciones de crecimiento.

Ahora pasemos a la vista a nivel micro. ¿Cómo influyen las fluctuaciones de las ventas en el próximo tramo de 13 semanas? ¿Cómo espera que se ajusten sus entradas de efectivo en respuesta a esto?

4. Calcule sus salidas de efectivo

Después de prever los ingresos, tendrá una buena idea de cuál será la demanda de ventas y qué productos necesita en stock para satisfacerla. A continuación, puede empezar a evaluar las salidas de efectivo necesarias, que normalmente pueden estimarse como un porcentaje de los ingresos.

¿Cuánto capital necesita su empresa para lograr sus ambiciones de crecimiento? Se trata de una evaluación importante, porque el tamaño de los pedidos de inventario está directamente relacionado con el efectivo disponible. Si una empresa no tiene acceso a financiación, es posible que no pueda adquirir suficientes productos para satisfacer la demanda prevista. Esto es especialmente cierto para las marcas en crecimiento, cuyas ventas futuras superarán a las operaciones actuales. Como hemos explicado en nuestro artículo sobre el ciclo de conversión de efectivo, el crecimiento de las ventas puede llevar a una empresa a la quiebra, porque una cantidad cada vez mayor de efectivo se "inmoviliza" en existencias y no puede recuperarse a tiempo para cubrir los gastos.

Debes calcular y crear un presupuesto para los gastos que tendrás que pagar. Algunos de ellos permanecen relativamente constantes, incluso en temporada baja, como el alquiler, los salarios y las suscripciones a programas informáticos. Otros varían en función de las fluctuaciones estacionales, como el inventario y los gastos de marketing.

Al planificar sus gastos de inventario, es importante tener en cuenta los plazos de entrega y las condiciones de pago. El plazo de entrega es el período de tiempo que transcurre entre el momento en que se realiza un pedido a un proveedor y el momento en que se recibe el envío. Puede variar mucho en función de la categoría del producto. Una empresa de comercio electrónico especializada en suministros para el hogar y el jardín necesitará tener muebles de jardín en stock cuando los clientes empiecen a comprar esos artículos en primavera. Pero la fabricación de este tipo de muebles lleva meses y podría traducirse en un plazo de entrega de seis a ocho meses. Eso significa que la empresa tendría que hacer el pedido en agosto para tener los productos en stock en febrero, cuando empiece a recibir pedidos. La marca también debería estar preparada para pagar un depósito cuando haga el pedido, que no recuperará hasta que los productos se vendan mucho más tarde. Su ciclo de conversión en efectivo es mucho más largo que, por ejemplo, el de una marca de chocolate que sólo tiene que esperar unas semanas a que un proveedor le haga un pedido. También es probable que sus necesidades de capital inicial sean mayores. Pero si recordamos nuestros artículos anteriores, esto podría estar justificado por un mayor margen de contribución por unidad y un punto de equilibrio inferior en unidades, siempre que puedan gestionar eficazmente su flujo de caja mientras tanto.

Cada categoría de productos tiene características inherentes que afectan a las necesidades de tesorería. Considere cuándo se producen las fluctuaciones de su demanda y calcule las salidas de efectivo necesarias para satisfacerla.

5. Analice su posición de tesorería prevista

¿Cuándo son los periodos de mayor intensidad de capital? ¿Tendré suficiente efectivo disponible para cubrir los gastos fijos de explotación? ¿Hay periodos en los que la financiación externa podría beneficiar a mi empresa?

Tras completar su previsión de tesorería y obtener una imagen más clara de su flujo de caja previsto, deberá tomar decisiones importantes para desbloquear cualquier limitación de tesorería y maximizar las posibilidades de éxito de su empresa.

Siempre hay que mantener un colchón de efectivo para que la empresa pueda seguir funcionando día a día. Muchas empresas recurren a fondos personales para superar las limitaciones de tesorería, pero arriesgar los activos personales por una aventura empresarial no suele ser la mejor opción. Los proveedores de financiación externa suelen ser una buena opción para aprovechar las oportunidades de crecimiento y mantener al mismo tiempo un colchón de efectivo.

Consejos de expertos para la gestión de tesorería

Una sólida estrategia de gestión de tesorería hará que su negocio de comercio electrónico sea más resistente y le permitirá sacar dinero de su empresa con tranquilidad. Garantizar que siempre dispones de suficiente flujo de caja operativo es importante porque te permite hacer frente a las obligaciones financieras existentes, estar preparado para los baches inesperados que se avecinan y planificar tu crecimiento futuro.

Prescribir un enfoque único para todos los casos no sería inteligente, porque depende de la naturaleza de su negocio. Pero para obtener algunos consejos generales para mantener su negocio en una posición saludable, hablamos con el renombrado experto en comercio electrónico Paul Waddy:

12 semanas de existencias para satisfacer la demanda

Las empresas de comercio electrónico deben tener existencias suficientes para cubrir los plazos de fabricación y satisfacer la demanda hasta que llegue el siguiente lote. Y lo que es más importante, deben tener existencias suficientes para tener en cuenta las fluctuaciones de las ventas, de modo que no se queden sin ellas si la demanda aumenta antes de que llegue un nuevo lote.

"Animaría a cualquiera a comprobar su cobertura del mes; en otras palabras, ¿cuántas existencias tengo ahora mismo a nivel de ventas?". dice Waddy. "Si estoy haciendo un millón de dólares en ventas y tengo 3 millones de existencias a mano, tengo 3 meses cubiertos".

El seguimiento de estos datos también le ayudará a identificar cuándo corre el riesgo de tener demasiadas existencias. No conviene tener demasiado efectivo inmovilizado en el inventario. Haz números y, si tienes demasiadas existencias a final de mes, ajusta los próximos pedidos de inventario o considera la posibilidad de hacer una venta.

Disponga de 10 semanas de liquidez para seguir siendo resistente

Mantener 10 semanas de efectivo en el banco te proporciona un colchón para cubrir los gastos operativos que puedan surgir.

"Hay que tener dinero en la cuenta bancaria para contratar a gente nueva, pagar sueldos, publicar anuncios", dice Waddy.

Asóciese con un proveedor de capital que entienda su negocio

Debes buscar socios financieros que entiendan tu modelo de negocio. "Hay matices en la financiación del comercio electrónico que no existen para las empresas más tradicionales", afirma Waddy.

Con un socio financiero como Wayflyer, puede acceder rápidamente a la financiación, con condiciones de envío flexibles que se adaptan a las necesidades de su empresa.